Comment parler e-mail?

L'e-mail est devenu en quelques années un moyen de communication incontournable dans les relations de travail. Si le mode est convivial, n'oubliez pas pour autant qu'il s'agit d'un écrit professionnel!

Respecter la nétiquette

Issue de la contraction entre les mots Net et Étiquette, la nétiquette regroupe l'ensemble des règles de savoir-vivre qui prévalent sur Internet, notamment dans les échanges de courriers électroniques. Pour la respecter, il faudra veiller à:

la précision de l'objet du message,

la brièveté et la clarté du corps du message,

l'absence de mots en majuscules qui sont perçus comme criés,

l'absence de caractères spéciaux ou accentués (é, $, è, ù, ê...) parfois mal relayés par les serveurs de mails.

Gérer la réponse

Un e-mail, comme une lettre ou un message téléphonique, n'obéit pas à un mode de réponse préétabli.

Il peut rester sans réponse, pour s'assurer que le message est bien parvenu à son destinataire il est possible de recevoir un accusé de réception grâce aux options de votre logiciel de messagerie.

A contrario, le destinataire d'un e-mail en mode CC (Carbon copy: copie conforme) ou BC (Blind copy: copie cachée) qui s'empresse d'utiliser la fonction "Répondre à" devra vérifier qu'il répond au seul expéditeur et non à l'ensemble des destinataires du message.

Parler mail...

Le e-mail est certes moins formel que le courrier papier, mais il est évident que la distinction public-privé demeure. Les smileys ;-), les raccourcis mdr (mort de rire) et autres @+ sont donc réservés à la correspondance d'ordre amical ou familial.

Pour les relations de travail, on emploiera à bon escient:

la formule d'introduction "Bonjour," parfois accompagnée du prénom du destinataire,

la formule de clôture "Cordialement", voire "Très cordialement" ou, à défaut une simple signature,

les sigles et abréviations sont réservés aux destinataires dont on sait qu'ils utilisent le même langage (ex.: JO pour Journal Officiel...),

l'indispensable signature pourra contenir des informations telles que le prénom et le nom du signataire, le nom de la société et ses coordonnées (souvent intégrées automatiquement grâce au logiciel de messagerie).

Notre conseil pour une communication optimale: comme tout mode de relation interpersonnelle, le courrier électronique implique que l'on crée les meilleures conditions de transmission de l'information, sur le plan technique (messages clairs et lisibles) comme sur le plan de la civilité (messages ciblés et polis). À vos claviers!