Stockez juste ce qu’il faut!

Analysez les pratiques de stockage de votre entreprise

Souvent à l’origine de tensions en fin d’exercice comptable (en cas de stocks trop importants) ou en cours d’exercice (quand les flux sont trop tendus), la gestion des stocks est un casse-tête permanent. Comment votre entreprise gère-t-elle les siens?

• Pour dresser un premier constat: relevez les volumes commandés (quantités globales par type de produits), les prescripteurs (qui commande), les fournisseurs (nombre, éloignement), les délais de commande et de livraison.

• Pour étudier la pertinence des stocks: contrôlez leurs rotations, relevez les éventuels incidents (jours où la production a été ralentie parce que le stock était insuffisant) puis déterminez la part du stock invendable…
Notre conseil: si la gestion des stocks n’est pas informatisée dans votre entreprise, le comptable pourra vous communiquer la plupart des éléments nécessaires pour conduire cette analyse. En bon gestionnaire, il appréciera votre aide sur ce point sensible!

Tirez les conclusions qui s’imposent

La gestion approximative des stocks d’une entreprise peut fragiliser son activité de trois façons :

• Un surstock génère des coûts (stockage, assurance, manutention…), immobilise des capitaux et déséquilibre la trésorerie. De plus, il accroît les risques de détérioration ou d’obsolescence et conduit parfois à céder « au rabais » un stock d’invendus.

• Un stock faible désorganise l’entreprise, multiplie les risques de rupture, retarde la production (donc ses propres livraisons) et contraint parfois les responsables à se réapprovisionner au prix fort.

• Une rupture de stocks paralyse l’entreprise et menace le chiffre d’affaires.

Suggérez quelques améliorations

Selon les résultats tirés de l’analyse et leurs impacts sur l’entreprise, suggérez ou initiez une réflexion autour de la gestion globale des stocks.

• Faut-il revoir les modes d’approvisionnement : pour quels produits? Selon quels critères? À quelle fréquence?

• Quelles actions faudrait-il mener pour éliminer les stocks dormants de produits inadaptés (obsolètes, abîmés, mis au rebut)?

• Comment éviter de nouvelles dérives ? Déterminez la vitesse de rotation des produits sensibles en étudiant les délais d’approvisionnement, la durée du processus de fabrication et la durée de vie du produit. Autre solution : informatisez la gestion des stocks.

Comment assurer un suivi optimal ?

Pour piloter les stocks, anticiper la demande, calculer les besoins et contribuer à la réduction ou l’optimisation des coûts, optez pour la solution la plus adaptée à votre entreprise.

• Pour les stocks non stratégiques : concevez un fichier de suivi

Gérez les flux d’entrée et de sortie sur un fichier Excel (ou un autre tableur) à concevoir en fonction du mode de présentation et de récupération des données souhaité. Si vous devez gérer les implantations géographiques de vos stocks distants, Excel n’est pas forcément le logiciel le plus adapté, à moins de travailler sur plusieurs fichiers et onglets et d’utiliser des formules avancées ou des macrocommandes. Vous pouvez également développer cet outil de suivi sur Access.

• Pour les stocks stratégiques: utilisez un logiciel d’ERP

Pour générer un inventaire permanent des stocks et lancer des procédures de réapprovisionnement automatique, optez pour une gestion informatisée par progiciel ERP (Entreprise ressource planning) ou PGI (Progiciel de gestion intégré). Proposés par différents éditeurs (SAP, Oracle, Sage…), ces programmes gèrent les stocks, consolident l’information et suppriment les saisies multiples.

Achetez dans de bonnes conditions et à bon prix !

Quelques réflexes simples peuvent vous permettre d’améliorer la gestion courante des stocks.

• Pour optimiser l’achat des fournitures de bureau, privilégiez les commandes par Internet. Les avantages : pas de volume obligatoire, approvisionnement possible en prévision d’une rupture de stock imminente, meilleur contrôle des dépenses en visualisant les coûts par produit, système de suivi des livraisons…

• Pour les produits plus spécifiques (marchandises…), achetez en masse pour réaliser des économies ; mais méfiez-vous des « fausses bonnes affaires » sur les produits dont la rotation des stocks est lente (risque de réception d’articles périmés).

• Pour limiter les arrêts de production et assurer les livraisons tardives: diversifiez les choix de fournisseurs (deux fournisseurs par produit : un pour les prix et volumes, l’autre pour prendre le relais en cas de problème).

• Pour assainir la gestion de l’entreprise, négociez: les délais de paiement, les frais de livraison, la reprise des stocks invendus (sous quelles conditions, etc.).